À 40 ans, Audry Vandoorne est secrétaire de direction au Collège Saint-Julien d'Ath depuis 2011. Une fonction méconnue, souvent invisible, mais essentielle au bon fonctionnement d'une école. Représentant du Hainaut pour la Fédération des secrétaires de direction (FESEDI), il connaît bien les rouages d’un métier qu’il dit passionnant et varié. Rencontre avec un homme qui jongle quotidiennement entre législation complexe, gestion administrative et casse-têtes organisationnels.
Carrière
Le jour où je suis devenu secrétaire de direction :
« J’ai d’abord commencé en tant qu'informaticien, mais pendant mes stages, j’ai vu que ce n’était pas pour moi. Je me suis alors dirigé vers un régendat en sciences. Ce qui m’a permis d’enseigner de 2005 à 2011. Mais au fil du temps, j’ai constaté que je n’avais plus trop de patience avec les élèves. J’ai alors voulu me réorienter. J’ai rencontré plusieurs opportunités, dont celle de réaliser un intérim dans l'administratif à Saint-Charles à Péruwelz. Un remplacement difficile mais formateur et qui m’a plu. J'ai ensuite eu une autre opportunité au Collège Saint-Julien à Ath, où la place s'ouvrait à mi-temps. Cette expérience m’a permis d’apprendre le métier avec mon ancienne collègue et maintenant, je suis définitif dans la fonction, à temps plein. Il faut savoir que la fonction de secrétaire de direction, on ne l'exerce pas par attrait du statut car les conditions ne sont vraiment pas intéressantes. On le fait par passion. »
Mon année
Au début et à la fin de l’année, je suis :
« Au début de l’année, je suis motivé et plein d'énergie et il le faut car c'est aussi notre plus grosse période. Avant la réforme des rythmes scolaires, on commençait vers le 14 août pour une rentrée au 1er septembre. Désormais, on rentre le 18 août pour être prêts le lundi suivant. Je ne vous dis pas le bazar, pour organiser toute une école en une semaine ! Pour que tout le monde soit payé dans les temps, on carbure. Je fonctionne alors parfois à 50 heures par semaine pour que ça tourne. Tout le monde ne s'en rend pas forcément compte, mais tant que les professeurs ont leur argent en fin de mois, ils sont contents. Ensuite, l’année est rythmée par des périodes plus creuses et d’autres plus intenses, comme avec les comptages en octobre et janvier, les documents pour les emplois vacants, les priorités en avril et les dossiers de sortie sur les derniers mois. En fin d’année, je suis complètement épuisé, crevé ! »
Epanouissement
Mes missions en tant que secrétaire de direction :
« De manière générale, un secrétaire de direction est en théorie en charge de la tenue de tous les dossiers. Ceux des élèves, comme des professeurs. Mais dans la pratique, c’est quasiment impossible à gérer. Et généralement, comme c’est le cas chez nous au Collège Saint-Julien, une ou plusieurs personnes s’occupent des dossiers des élèves. Pendant que l’économe gère les dossiers du personnel en fonds propres. Je gère ceux du personnel subventionné. Dans la pratique, ça consiste surtout en l'encodage des attributions de chacun afin qu’ils soient payés à la fin du mois. Le tout en tenant compte de leur situation propre : les temporaires, les définitifs, les congés, les absences, les détachements, etc. Ensuite, le secrétaire de direction constitue un soutien législatif et une aide pour la direction et le PO sur tout ce qui concerne le personnel (embauche, offres d’emploi, sélection, etc.). Enfin, on forme aussi le lien entre les membres du personnel et les instances extérieures : la Fédération Wallonie-Bruxelles, l'ONEM, les mutuelles ou encore les autres écoles. Sans oublier qu’on fournit également de l’aide pour l’organisation d’événements, les portes ouvertes, etc. »
Ce qui me plaît le plus dans mon métier :
« C'est un métier dans lequel ça va un peu dans tous les sens et dans lequel il faut pouvoir se montrer très autonome, ce qui me plaît beaucoup. Maintenant, c'est un travail également assez complexe. On a pas mal de circulaires qui nous tombent dessus, des réformes, tout un aspect législatif qu'on se doit de respecter et auquel il faut s’intéresser. Un côté du métier assez casse-tête. Lorsqu'une nouvelle directrice arrive, cela peut avoir des répercussions sur la situation de 5 ou 6 enseignants. "Des cascades" comme on les appelle dans l'enseignement car c'est un peu le grain de sable qui fait dérailler tout l'engrenage. Ce qui nécessite parfois jusqu’à plusieurs jours de travail. Mais c’est aussi ce petit côté résolution de problèmes qui me stimule beaucoup. »
Mes tâches supplémentaires :
« Comme notre lettre de missions n’est pas figée, les secrétaires de direction ont souvent des missions supplémentaires dans les écoles, comme la gestion du parc informatique, la confection des horaires, une aide à la surveillance des repas, une aide à l’économat, etc. Vu mon graduat en informatique, je gère donc aussi les bases de données de l'école – Smartschool, IT.School. Une charge de travail en plus, mais que je fais volontiers. L’avantage dans ma situation, c’est que je suis dans une école générale où j’ai un peu moins de travail que dans une école technique et professionnelle. Où il y a beaucoup plus de cours, avec des profs qui n’ont pas forcément le diplôme mais une expérience professionnelle utile, des cours parfois très spécifiques aussi et pour lesquels la recherche de candidats est très complexe. Sans oublier la confection des horaires et la mise en place en début d’année. »
Difficultés
Les aspects les moins agréables de mon métier :
« Certaines tâches répétitives, comme l'établissement des C4 ou les accidents de travail, sont pénibles à remplir. L’un des problèmes, c'est que l'enseignement est un monde à part. Quand on reçoit des documents produits par l'ONEM ou les mutuelles, ce sont des documents généraux, pas forcément adaptés à l'enseignement. Mais en même temps, ça reste une tâche administrative : si on n'aime pas ça, il ne faut pas faire ce métier ! Ensuite, l’une des autres difficultés, c’est la pénurie que l’on connaît dans l’enseignement. Elle se vit véritablement au quotidien. L'année passée par exemple, on a eu beaucoup de mal à trouver des professeurs de néerlandais. On n'avait personne pour donner du grec moderne non plus. C’est un pensionné qui est finalement venu le donner mais de manière entièrement bénévole ! Et puis, la pénurie ne touche pas que le corps enseignant : on a aussi beaucoup de burn-out dans les fonctions d'économe et de secrétaire de direction. Il suffit de regarder les annonces sur Jobécole. Mais comme la fonction n'est accessible que via un diplôme bien spécifique ou par promotion d'éducateur, on ne trouve personne. »
Et si ?
Si je devenais ministre de l'Éducation :
« Mon dossier est tout prêt ! Et cela fait des années qu’on (la FESEDI) le fait remonter auprès des ministres. Le problème, c’est que le statut de secrétaire de direction n'a pas évolué depuis le décret de 1993, au contraire de la fonction qui, elle, s’est littéralement transformée. La charge de travail a augmenté, nos responsabilités aussi, nos horaires ont été calqués sur ceux de la direction, les congés sont compliqués, les systèmes informatiques de plus en plus complexes… sans oublier les nombreuses réformes qui changent continuellement notre travail, comme celle des titres et fonctions ou la réforme du qualifiant. Malgré tous ces changements, notre statut n'évolue pas et notre salaire est à peine plus élevé que celui d'un régent, alors qu'on a quasi une fonction de cadre. Si je devenais ministre, je prioriserais donc une revalorisation des statuts. Et il en irait de même pour nos collègues économes, qui sont à peu près dans la même situation. »
L'évolution technologique, une arme à double tranchant
« Avec l'évolution des systèmes informatiques, notamment le fameux GEDI – Gestion de Documents Informatisés – on doit tout transmettre via un système en ligne. Quand on passe par là, on n'a plus besoin des signatures. C'est une bonne évolution : on a gagné en rapidité, en sécurité, en traçabilité. Pour moi, c'est une bonne solution, vu que je suis très à l'aise avec la technique. Mais ça a été plus compliqué chez des collègues plus âgés qui n'ont pas vécu avec ça. La transition technologique, c'est compliqué. Du coup, je ne vois plus les professeurs sauf quand il y a un problème.
